Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des Mantrex-Dienstes ist:
Mantrex (Einzelunternehmen), Inhaber Paul Wolfram
Ortsstraße 56, 07924 Eßbach
E-Mail: kontakt@mantrex.de

2. Allgemeines und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), lit. a DSGVO (Einwilligung) und lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung).

3. Hosting

Diese Website wird bei der Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Dabei werden technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Browser-Informationen) verarbeitet, um die Auslieferung der Seite zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 11.

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert (Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit des Zugriffs, IP-Adresse). Dies dient der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du am „https://“ und dem Schloss-Symbol in deiner Browserzeile. Dadurch sind die Daten, die du an uns übermittelst, für Dritte nicht mitlesbar.

6. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für die Anmeldung und den sicheren Betrieb des Nutzerkontos erforderlich sind. Diese erfordern nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, vormals TTDSG) keine Einwilligung. Es findet derzeit kein Tracking und keine Analyse zu Marketingzwecken statt. Sollten künftig Analyse- oder Marketing-Werkzeuge ergänzt werden, holen wir vorab deine Einwilligung über ein Einwilligungs-Banner ein.

7. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung der App legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und ein (verschlüsselt gespeichertes) Passwort sowie die von dir eingegebenen Betriebsdaten (z. B. Name des Betriebs, Anschrift, Öffnungszeiten, Leistungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Authentifizierung und Datenspeicherung erfolgt über Supabase (siehe Ziffer 8), gehostet in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (Region Frankfurt).

8. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit diesen bestehen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei Diensten, die wir erst vorbereiten und noch nicht einsetzen, schließen wir den erforderlichen Vertrag, bevor der Dienst aktiviert wird:

· Supabase (Supabase, Inc., USA)— Datenbank & Authentifizierung; Datenhaltung in der EU (Region Frankfurt).
· Vercel Inc. (USA) — Hosting und Auslieferung der Website.
· ElevenLabs, Inc. (USA) — Sprach-KI für die Telefonannahme; verarbeitet Gesprächsinhalte zur Bereitstellung der Sprach- und Assistenzfunktion (siehe Ziffer 9).
· Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; Stripe, Inc., USA) — Abwicklung von Zahlungen für kostenpflichtige Tarife.
· Resend (Resend, Inc., USA) — Versand von Benachrichtigungs- und Transaktions-E-Mails (z. B. Kontaktanfragen, Anruf-Zusammenfassungen).
· Cloudflare, Inc. (USA) — „Turnstile“-Schutz des Kontaktformulars gegen automatisierten Missbrauch (Spam-/Bot-Abwehr).
· DIDWW Ireland Limited (Irland) — Anbindung der Telefonnummer/Telefonie: Entgegennahme des weitergeleiteten Anrufs und Weiterleitung an die Sprach-KI, sobald die Telefonfunktion für einen Betrieb aktiviert ist. DIDWW verarbeitet dabei Verbindungsdaten (Zeitpunkt, Dauer, Herkunft und Ziel eines Anrufs) auch zu eigenen Zwecken der Abrechnung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten und kann diese nach eigenen Angaben auch außerhalb des EWR verarbeiten.
· Telnyx LLC (USA) — Telefonie, vorgehalten; derzeit nicht im Einsatz.
· Twilio Inc. (USA) — Telefonie, nur als Ausweichlösung vorgehalten; derzeit nicht im Einsatz.
· ImprovMX (ImprovMX SAS, Frankreich) — Weiterleitung von E-Mails an unsere Adressen unter @mantrex.de (z. B. kontakt@mantrex.de) in unser Geschäftspostfach. Dabei werden Absender und Inhalt der jeweiligen E-Mail verarbeitet.
· Google Ireland Ltd. / Google LLC (USA) — Zwei Verwendungen: das Postfach, in dem unsere geschäftlichen E-Mails eingehen, sowie das KI-Modell „Gemini“ für unsere internen Auswertungen (Recht und Steuern). An Gemini gehen keine Anrufer- oder Kundendaten, sondern ausschließlich unsere eigenen betrieblichen Kennzahlen und Fristen.

Zur eigenen Buchführung nutzen wir außerdem Enable Banking Oy (Finnland) für den lesenden Zugriff auf unser Geschäftskonto. Davon sind ausschließlich unsere eigenen Firmendaten betroffen, keine Daten von Nutzern oder Anrufern.

Im eingeloggten Kundenbereich kannst du deinen Assistenten direkt im Browser testen. Dafür wird das Test-Widget von ElevenLabs über das Content-Delivery-Netzwerk unpkg (Cloudflare, Inc., USA) nachgeladen. Dabei wird technisch bedingt deine IP-Adresse an dieses Netzwerk übertragen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Testfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

9. KI-Telefonassistent: Telefon- und Sprachdaten

Nimmt der Telefonassistent im Auftrag eines Betriebs (z. B. einer Werkstatt) Anrufe entgegen, werden dabei Gesprächsdaten verarbeitet: die Sprachaufzeichnung des Anrufs, ein daraus erstelltes Transkript sowie strukturierte Angaben, die zur Bearbeitung des Anliegens nötig sind (z. B. Name, Rückrufnummer, gewünschte Leistung und Terminwunsch des Anrufers). Zweck ist die Annahme des Anrufs, die Beantwortung von Fragen, die Terminvereinbarung und die Aufnahme von Nachrichten.

Zu Beginn jedes Anrufs werden Anrufer darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen und dass das Gespräch zur Bearbeitung verarbeitet/aufgezeichnet wird (Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung der EU sowie § 201 StGB).

Im Hinblick auf diese Anruf- und Sprachdaten ist der jeweilige Betrieb, für den der Assistent Anrufe entgegennimmt, datenschutzrechtlich Verantwortlicher; Mantrex handelt insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt nach den Weisungen des Betriebs; die Daten werden gelöscht, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind oder der Betrieb die Löschung verlangt.

10. Kontaktformular

Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Betrieb und deine Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden in unserer Datenbank (Supabase, EU) gespeichert und können uns per E-Mail zugestellt werden. Zur Abwehr von Missbrauch und Spam prüfen wir die Eingabe über „Cloudflare Turnstile“ und speichern zusätzlich einen pseudonymisierten (gehashten) Wert deiner IP-Adresse; Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen; wir löschen die Daten, sobald sie zur Bearbeitung deiner Anfrage nicht mehr erforderlich sind.

11. Datenübermittlung in Drittländer (USA)

Einige der unter Ziffer 8 genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist, und auf Grundlage geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO: Für Anbieter, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, dient dieses als Grundlage; ergänzend bzw. andernfalls bestehen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ggf. weitere Schutzmaßnahmen.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
· Kontodaten — bis zur Löschung des Kontos. Bei Kontolöschung werden auch die zugehörigen Betriebs-, Anruf- und Sprachdaten (einschließlich der beim Sprach-KI-Dienstleister gespeicherten Aufzeichnungen und Transkripte) gelöscht.
· Anruf-, Sprach- und Transkriptdaten — werden automatisch nach spätestens 90 Tagen gelöscht (einschließlich der Aufzeichnung beim Sprach-KI-Dienstleister), sofern der jeweilige Betrieb sie nicht früher löscht oder eine frühere Löschung verlangt. Termindaten bleiben bis zur Löschung durch den Betrieb erhalten.
· Kontaktanfragen — werden nach abschließender Bearbeitung, spätestens jedoch nach 180 Tagen, automatisch gelöscht.
· Rechnungs- und Buchungsdaten — bis zu 10 Jahre aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@mantrex.de.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Dir steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde an deinem Wohnsitz wenden.

Stand: Juli 2026